Ablösung von DOPiX durch die neeyo Suite bei k+m

Moderne Kommunikationsprozesse in bestehende Systemlandschaften zu integrieren, kann schnell zur anspruchsvollen Herausforderung werden. Die Konzept & Marketing GmbH (k+m) hat bereits frühzeitig PPI in das Projekt eingebunden, um eine möglichst reibungsfreie Ablösung von DOPiX durch die neeyo Suite inklusive der Dokumentenmigration zu gewährleisten. Unsere Experten unterstützen bei der Anbieterauswahl, dem Proof of Concept, der Definition der Zielsystemlandschaft und im Umsetzungsprojekt.

Kundenstimme

„Am Ende des durch PPI geleiteten Auswahlprozesses hat sich k+m für die Standardlösung von neeyo entschieden. Diese bot eine starke Grundlage zur Ablösung unseres bestehenden Output Management Systems, die wir gemeinsam gezielt an unsere individuellen Prozesse anpassen konnten. Dazu gehörten unter anderem eine individuelle Versandsteuerung und die Bearbeitung von Dateianhängen. Damit hat das Team von PPI auch bei unerwarteten Herausforderungen großes Engagement gezeigt. Besonders in den intensiven Wochen vor dem Go-live haben wir den hohen persönlichen Einsatz und die partnerschaftliche Zusammenarbeit sehr geschätzt.“

Lena Rieger
Projektverantwortliche bei k+m (Konzept & Marketing GmbH)

Über die Konzept & Marketing GmbH (k+m)

Die Konzept & Marketing GmbH (k+m) ist ein unabhängiger Assekuradeur mit Sitz in Hannover. Seit 25 Jahren entwickelt und administriert k+m in Kooperation mit renommierten Versicherungsgesellschaften Lösungen in den Bereichen Sach-, Haftpflicht- und Unfallversicherung. Außerdem bietet die Konzept + Marketing GmbH Maklern einen Bestandsoptimierungsservice sowie verschiedene Lösungen zur Bestandsnachfolge.

Quelle: k-m.info

Eingesetzte Technologien

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Ausgangslage

k+m stand vor der Aufgabe, für das bisher eingesetzte Outputmanagementsystem DOPiX ein Nachfolgeprodukt einzuführen. Die neue Lösung sollte nicht nur den bestehenden Output zuverlässig abbilden, sondern zugleich eine technische Grundlage für die weitere Digitalisierung und Automatisierung der Kommunikation und der damit verbundenen Geschäftsprozesse schaffen.

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Ziel des Kunden

Ziel war die Einführung eines modernen und weniger komplexen Outputmanagementsystems, dass sich einfacher administrieren lässt und den Fachbereichen mehr Eigenständigkeit ermöglicht.

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Lösungen

Der gesamte Auswahl- und Einführungsprozess erstreckte sich von Januar 2024 bis August 2026. Ein wesentlicher Teil dieses Zeitraums entfiel auf die strukturierte Auswahl eines geeigneten Outputmanagementsystems und der passenden Projektpartner.

Die PPI AG leitete und begleitete den Auswahlprozess. Das auf Versicherungen und Finanzdienstleister spezialisierte Beratungs- und Softwarehaus unterstützte k+m auch während der anschließenden Implementierung.

Als neue Lösung wurde die neeyo Suite ausgewählt. neeyo war im Projekt sowohl Hersteller der Software als auch Implementierungspartner.

Vor der Dokumentenmigration wurden die vorhandenen Vorlagen hinsichtlich ihrer Nutzungshäufigkeit durch die PPI AG toolgestützt analysiert. Nicht mehr benötigte Vorlagen wurden bereinigt und nicht in das neue System übernommen. Insgesamt wurden rund 250 relevante Dokumentvorlagen migriert und in das neue Corporate Design von k+m übertragen.

Ein zentraler Bestandteil des Projekts war der Wissenstransfer in die Fachbereiche. Mitarbeitende aus Vertrag, Schaden und Marketing wurden durch die PPI AG dazu befähigt, bestehende Vorlagen selbstständig zu bearbeiten und neue Schreiben zu erstellen. Dadurch lassen sich Aufgaben, die zuvor stärker von der IT abhängig waren, künftig direkt in den zuständigen Fachbereichen umsetzen.

Auch bei unerwarteten Herausforderungen arbeitete das Team der PPI AG gemeinsam mit k+m an geeigneten Lösungen. Insbesondere in den intensiven Wochen vor dem Go-live zeigte PPI AG einen hohen persönlichen Einsatz und begleitete die Umsetzung eng.

Mit dem Go-live August 2026 wurden sämtliche Dokumente auf das neue Corporate Design von k+m umgestellt. Das sorgt für ein einheitliches Erscheinungsbild bei Briefen, E-Mails, Bescheinigungen und weiteren Dokumenten.

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Leistungen PPI

  • Leitung des Auswahlprozesses zur Ablösung von DOPiX
  • Finalisierung der Zielanwendungslandschaft
  • Entwicklung einer Umsetzungsroadmap
  • Steuerung des Umsetzungsprojektes (inkl. Vendormanagement)
  • Analyse und Konsolidierung der Dokumenten-Vorlagen
  • Entwicklung einer Umsetzungsreihenfolge für die Dokumenten-Vorlagen
  • Anpassung des Analyse-Tools an die Projektanforderungen
  • Konzeption und Administration der Dokumenten-Vorlagen
  • Qualitätssicherung
  • Befähigung der internen Mitarbeiter
  • Strategische Weiterentwicklung für weitere Automatisierungs- und Digitalisierungsschritte