Veraltete Prozesse verursachen Chaos – integrierte ECM-, DMS- und E-Akte-Lösungen sind längst überfällig.
Digitalisierung ist kein „Nice-to-have“, sondern der Effizienzhebel.
Zukunftsfähigkeit entsteht durch Technologie und Zusammenarbeit.
Die Versicherungsbranche steckt noch immer in veralteten Prozessen fest – mit Papier, Silos und unnötigem Chaos. Dabei könnten ECM, DMS und die E-Akte längst für Klarheit, Effizienz und bessere Kundenerlebnisse sorgen. Doch wie sieht diese digitale Zukunft aus?
Der Weg liegt auf der Hand – mangelt es an Priorisierung?
Stellen Sie sich vor, Sie wollen einen Versicherungsvertrag einfach erweitern – ein paar Klicks, und fertig. Aber statt einer Erweiterung bekommen Sie einen neuen Vertrag. Jetzt haben Sie zwei Vertragsnummern und müssen beide verwalten. Was bedeutet das für Sie? Chaos! Welche Nummer geben Sie nun an? Was passiert, wenn Sie kündigen wollen? Gibt es nun zwei Kündigungsfristen?
Und was passiert hinter den Kulissen der Versicherung? Mitarbeiter jonglieren mit isolierten, ineffizienten Systemen. Wir schreiben das Jahr 2025, und trotzdem kämpfen Versicherungen noch mit Papierbergen und veralteten Prozessen.
Die Lösung? Digitale Transformation: ECM, DMS und die E-Akte. Diese Systeme können die Versicherungsbranche retten, sie effizienter und kundenfreundlicher machen. Es ist höchste Zeit, die veralteten Prozesse zu überdenken und auf die Zukunft zu setzen.
Die unsichtbare Effizienz, die den Unterschied macht
Von der Aktenablage bis zu Verträgen, E-Mails und anderen Geschäftsdokumenten: Alles wird irgendwo gespeichert, alles existiert nebeneinander. Vielleicht ist das Thema doch noch nicht greifbar bzw. ungewiss, mit welchem Schritt der Prozesskette am besten begonnen werden sollte?
Und gleichzeitig wird das Dokumentenmanagement oft als selbstverständlich angesehen, doch nur wenige Unternehmen setzen auf wirklich integrierte Lösungen wie ECM, DMS oder die E-Akte. Das Resultat? Systemübergreifendes Chaos. Verschiedene, nicht miteinander verbundene Systeme führen zu ineffizientem Arbeiten, doppelten Aufgaben und einer katastrophalen Kundenerfahrung.
Die Digitalisierung von Dokumenten mag zunächst wie eine „langsame Lösung“ wirken, doch sie ist der Schlüssel zur Effizienz. Mit einem DMS in Kombination mit ECM werden alle Daten verknüpft, was eine fehlerfreie, schnelle Bearbeitung und exzellente Kundenbetreuung ermöglicht. Wer noch auf alte Systeme setzt, bleibt hinter der Konkurrenz zurück.
„Der Antrag liegt bestimmt noch in der anderen Abteilung zur Bearbeitung…“ – Enterprise Content Management
Ein ganzheitlicher Ansatz, in Form eines Enterprise Content Management (ECM) ist von unschätzbarem Wert. Ein großes Vorhaben mit großen Vorteilen:
- Zentrale Dokumentenablage: Alle Daten sind an einem Ort, was das Auffinden und die Bearbeitung von Dokumenten deutlich vereinfacht.
- Verbesserte Zusammenarbeit: Mitarbeiter aus verschiedenen Abteilungen können gleichzeitig auf Dokumente zugreifen und zusammenarbeiten, was die Effizienz steigert.
- Compliance und Sicherheit: ECM stellt sicher, dass alle Dokumente sicher und gemäß den gesetzlichen Vorgaben gespeichert werden.
„Wozu gehört nochmal folgende Kundennummer und welche Anträge gehören dazu?“ – Dokumentenmanagementsystem
Die täglichen Herausforderungen der Dokumentenverwaltung können auch mit einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) bewältigt werden, indem automatisiert Dokumente erfasst, gespeichert oder auch durchsucht werden können.
- Automatisierte Prozesse: DMS-Systeme ermöglichen eine automatisierte Klassifizierung und Speicherung von Dokumenten, was Fehler reduziert und die Bearbeitungszeit verkürzt.
- Schnellerer Zugriff auf Informationen: Versicherungsmitarbeiter können auf alle relevanten Informationen zugreifen, ohne nach Papierakten suchen zu müssen.
- Reduzierung von Kosten: Die Verwaltung von Dokumenten wird deutlich kostengünstiger, da der Papierverbrauch sinkt und weniger physischer Speicherplatz benötigt wird.
„In welchem Ordner war jetzt nochmal das angefragte Dokument abgelegt?“ – die E-Akte
Auf einen Blick können alle gespeicherten Verträge, Schadensmeldungen oder andere wichtige Dokumente angezeigt werden, die E-Akte ist sofort zu finden. Die Daten sind schnell zugänglich und das über die gesamte Kundenhistorie.
- Zugriff in Echtzeit: Alle relevanten Dokumente sind für autorisierte Mitarbeiter jederzeit verfügbar.
- Kundenorientierung: Versicherer können schneller auf Anfragen reagieren und proaktiv mit den Kunden kommunizieren.
- Fehlerreduktion: Da alle Informationen digitalisiert und zentral gespeichert sind, können Fehler durch falsches Ablegen von Dokumenten vermieden werden.
PPI – wir sind Betroffene und Lösende in einem!
Die digitale Transformation in der Versicherungsbranche ist keine Zukunftsvision mehr, sondern eine Notwendigkeit. ECM, DMS und die E-Akte sind nicht nur Trends, sondern essenzielle Bausteine für effiziente, fehlerfreie und kundenorientierte Prozesse.
Sowohl im beruflichen als auch im privaten Kontext ist uns daran gelegen, die Prozesse zu verbessern und zielgruppenorientiert eine Lösung umzusetzen, mit dem höchsten Mehrwert.
Mit dem Blick auf vermeidbare Hürden, zu komplexen Abläufen und einer intrinsischen Leidenschaft für Dokumente, wissen wir, dass es nicht nur um Technologie geht, sondern auch um Empathie und eine enge Zusammenarbeit, um die besten Lösungen zu entwickeln.
Wir freuen uns über einen Austausch! Melden Sie sich gerne bei uns!
Verfasst von
