Digitale Transformation auf dem Maklermarkt: In- & Exkassolösungen effizient gestalten

In der heutigen Welt der Versicherungsbranche geht die digitale Transformation vom Status des Trends hin zu einer Notwendigkeit, um im wettbewerbsintensiven Markt bestehen zu können. Insbesondere der Maklermarkt ist betroffen, da vermehrt große Maklerhäuser mit der Unterstützung von Private-Equity-Unternehmen und eigenen Technologiepartnern maßgeschneiderte Lösungen schaffen und somit Wettbewerbsvorteile für die Zukunft erlangen.

Auch im Bereich der Prämienabrechnung sehen sich Maklerunternehmen mit zahlreichen Herausforderungen konfrontiert, darunter manuelle Prozesse, fehleranfällige Buchungen und langsame Abwicklungszeiten. Die traditionellen Ansätze sind oft nicht ausreichend, um den dynamischen Anforderungen der Branche gerecht zu werden.

Moderne Systeme, wie ERP- und Nebenbuch-Lösungen, bieten innovative Möglichkeiten, diese Herausforderungen zu überwinden. Sie automatisieren repetitive Aufgaben, minimieren Fehler und ermöglichen eine präzisere Datenverarbeitung. Durch die Einführung von cloudbasierten Lösungen können Unternehmen zudem flexibel und in Echtzeit auf Daten zugreifen. Die digitale Transformation in der Branche verspricht somit nicht nur Kosteneinsparungen, sondern auch eine Verbesserung der Transparenz und Kundenzufriedenheit. In diesem Artikel werden wir die in der Praxis üblichen verschiedenen Herausforderungen, auf die wir bei der digitalen Transformation im Bereich der Prämienabrechnung stoßen, näher beleuchten.

Der Maklermarkt sieht sich in den vergangenen Jahren einem viel beschriebenen, tiefgreifenden Wandel gegenüber, der vorwiegend durch technologische Innovationen und sich verändernde Kundenanforderungen geprägt ist. Trotz dieser positiven Veränderungen kämpfen viele Unternehmen noch immer mit den Herausforderungen traditioneller Prozesse, die sowohl die Effizienz als auch die Kundenzufriedenheit beeinträchtigen. Schauen wir also zunächst auf die vorhandenen Herausforderungen:

• Grenzen veralteter Systeme als Hemmnis für den künftigen Erfolg: Viele Makler, wie auch Versicherer, kämpfen mit den Grenzen und Restriktionen der vorhandenen Systeme. Um Positionen richtig abzurechnen, muss ein Kundenbetreuer heute die gesamte Anwendungslandschaft kennen, damit der Kunde, sein Vertrag und die daraus resultierenden Buchungen in einem möglichst realitätsnahen Bild dargestellt werden. Hier müssen die Unternehmen meist bereits Kreativität beweisen. Aufgrund der vorhandenen Restriktionen werden „Krücken“ in die Kundenverbindung eingebaut, in Form von eigens angelegten Verträgen „nur für die Abrechnung“, oder Positionen werden geteilt, damit sie richtig abgerechnet werden können.
• Makler finden sich häufig in einer Sonderposition wieder. Sie müssen den Kundenanforderungen gerecht werden und so z. B. Rechnungen für alle VN-Tochtergesellschaften erzeugen. Zeitgleich rechnen sie aber nur den Buchungssatz auf Hauptebene mit dem Versicherer ab. Dabei folgt direkt das nächste Problem: In einem Fall darf mit dem führenden Versicherer abgerechnet werden, wie es im Schadenfall gehandhabt wird, in anderen Fällen mit dem ganzen Konsortium. Dann gilt es, die Buchung richtig zu verteilen. Hier zeigt die Praxis, dass die Kundenbetreuer kreativ werden müssen. Ergebnis sind die eingangs genannten reinen „Abrechnungsverträge“, Buchungen werden mit den Hausmitteln des vorhandenen Systems geteilt, um sie richtig zu verteilen. 
• Sideletter in Versichererkonsortien: Im Zusammenhang des Versichererkonsortiums wird die Sonderrolle „Makler“ deutlich: Er muss neben dem Spannungsfeld „Abrechnung des gesamten Konsortiums zum Kunden“ und „Abrechnung einzelner Versicherer Richtung der Konsortialpartner“ auch abweichende Prämien (Prämiensätze) einzelner Versicherer des Konsortiums in ein funktionierendes Versicherungsprogramm einfügen. Das System wird ein weiteres Mal gestreckt, um diese Funktion umzusetzen.

Diese überwältigende Individualität der Versicherungsprogramme, hauptsächlich in der Industrieversicherung zu finden, führt in vielen Fällen zu Systemlösungen, die dem Standard nicht entsprechen. Es werden neben der Jahresprämie Sonderprämien, Einmalprämien oder Ähnliches eingefügt. Übertragen auf die Anwendungslandschaften von Maklern wird die Herausforderung deutlich: Individuelle Industrieversicherung mit standardisiertem Privatgeschäft über einen Kamm zu scheren, belastet die Verwendbarkeit von Bestandsführungssystemen.

Nun hat der Gesetzgeber neue regulatorische Anforderungen gestellt, auf die es zu achten gilt. Vor allem aus Abrechnungssicht müssen ab diesem Jahr elektronische Rechnungen möglich sein. Auch müssen wir uns aufgrund der momentanen Lage der Weltpolitik auf einen funktionierenden Sanktionsprüfungsmechanismus verlassen können. All das erfordert den Einsatz moderner Technologien zur Automatisierung und Überwachung von Compliance-Anforderungen.

Der aktuelle Stand in der Branche zeigt, dass trotz der Bemühungen um digitale Transformation noch erhebliche Herausforderungen bestehen. Manuelle Prozesse, ineffiziente Buchungssysteme und komplexe Anforderungen der Stakeholder führen dazu, dass die Effizienz leidet und Kundenerwartungen nicht immer erfüllt werden. Um wettbewerbsfähig zu bleiben, ist es entscheidend, dieser Themen habhaft zu werden.

Die digitale Transformation in der Versicherungsbranche wird maßgeblich durch moderne Technologien und Softwarelösungen vorangetrieben, die als Enabler fungieren. Systeme wie ERP- und Abrechnungslösungen bieten eine Plattform zur Automatisierung und Optimierung der Prozesse, insbesondere in der Prämienabrechnung. Diese Technologien ermöglichen eine erhebliche Reduzierung des manuellen Aufwands. Automatisierungstools minimieren Fehler und fördern eine schnellere Bearbeitung von Buchungen, während Cloud-Computing-Optionen flexibles Datenmanagement und Zugriff auf Echtzeitdaten bieten.

Die Vorteile dieser digitalen Transformation sind vielschichtig: Unternehmen profitieren von einer signifikanten Effizienzsteigerung, da Prozesse beschleunigt und der Ressourceneinsatz optimiert wird. Vornehmlich bei Maklern ist der Jahresanfang gezeichnet durch Restarbeiten des Renewals und des Jahresabschlusses. Eine effiziente Verteilung der Kapazitäten mit Fokus auf die Zuständigkeiten ist daher von Vorteil, wenn nicht sogar zwingend erforderlich.

Voraussetzung ist daher neben der Einführung passender Systemlösungen auch die Anpassung fachlicher Prozesse und Verantwortlichkeiten. In einem Implementierungsprojekt, sei es eine Eigenentwicklung oder die Einführung eines Standardsystems, müssen vorhandene Prozesse neu gedacht werden. Dies beginnt bei der Entscheidung zu einem solchen Projekt – beispielsweise kann mit der Clusterung der Prozesse in Capabilities ein transparenter, übergreifender Blick ermöglicht werden, bei dem eindeutige Ziele gesteckt und verfolgt werden können.

Die Implementierung digitaler Transformationsprojekte bringt mehrere Herausforderungen mit sich, die sorgfältig adressiert werden müssen, um den Erfolg sicherzustellen. Zentrale Aspekte sind Widerstände gegen Veränderungen innerhalb der Organisation, die aus der Angst vor neuen Technologien oder dem Verlust vertrauter Arbeitsweisen resultieren können. Um diese Hemmnisse zu überwinden, ist es entscheidend, eine Unternehmenskultur zu fördern, die Innovation und Lernen unterstützt, indem Mitarbeitende frühzeitig aktiv einbezogen werden und als Multiplikatoren fungieren.

Weiterhin erfordert der Umstieg auf moderne Systeme umfangreiche Schulungs- und Weiterbildungsprogramme, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeitenden über die erforderlichen Fähigkeiten verfügen, um effizient mit neuen Technologien zu arbeiten.

Die Gewährleistung von Datensicherheit und Compliance ist ein weiteres zentrales Anliegen. Makler unterliegen zwar weniger den gesetzlichen Anforderungen der BaFin, die Vergangenheit hat allerdings gezeigt, dass auch solche Veränderungen stets unter Beobachtung stehen. Diese Herausforderungen müssen proaktiv angegangen werden, um eine reibungslose Implementierung zu gewährleisten, das volle Potenzial der digitalen Transformation auszuschöpfen und die gewünschten Effizienzgewinne und Verbesserungen in der Kundenzufriedenheit zu realisieren.

Die digitale Transformation auf dem Maklermarkt steht erst am Anfang ihrer Entwicklung und zukünftige Trends wie Künstliche Intelligenz und Blockchain-Technologie versprechen revolutionäre Veränderungen, auch in der Prämienabrechnung. Diese Technologien könnten nicht nur die Automatisierung weiter voranbringen und beschleunigen, sondern auch intelligente Analysen ermöglichen, wodurch Versicherungsunternehmen fundierte Entscheidungen in Echtzeit treffen können. Langfristig wird es entscheidend sein, die digitale Transformation als einen kontinuierlichen Prozess zu betrachten – einen strategischen Ansatz, der sich an dynamische Marktbedingungen und sich verändernde Kundenbedürfnisse anpasst.

Die Zukunft wird zunehmend von Agilität und Innovationsbereitschaft geprägt sein. Zusammenfassend ist die digitale Transformation nicht nur ein Werkzeug zur Effizienzsteigerung, sondern ein wesentlicher Bestandteil, um in einem sich schnell wandelnden Umfeld wettbewerbsfähig zu bleiben. Makler, die proaktiv handeln und die oben genannten Technologien und Strategien integrieren, positionieren sich optimal für den Erfolg in der Zukunft.