Ab Oktober 2025 müssen Firmenkunden Verification-of-Payee-Prüfungen technisch und organisatorisch in ihre Zahlungsprozesse integrieren.
Sammelaufträge können durch einen vertraglich vereinbarten Opt-out von der Prüfung ausgenommen werden – verbunden mit neuen Haftungsregeln.
Fehlende oder fehlerhafte Angaben zur VoP-Prüfung können zur Ablehnung der Zahlung führen – mit teils gravierenden Auswirkungen auf den Zahlungsfluss.
Die neue Verification-of-Payee-Pflicht verändert den Zahlungsverkehr grundlegend. Ab Oktober 2025 müssen Banken prüfen, ob Kontoinhabername und IBAN zusammenpassen – auch bei Überweisungen von Unternehmen. Was als Sicherheitsgewinn gedacht ist, bringt operative Komplexität. Besonders Firmenkunden müssen sich jetzt gut vorbereiten.
Der Hintergrund der Verification-of-Payee -Verpflichtung
Die VoP-Verpflichtung (Verification of Payee), die ab Oktober 2025 EU-weit verbindlich wird, verlangt von Zahlungsdienstleistern, dass sie vor der Ausführung von Überweisungen den Empfängernamen mit der angegebenen IBAN abgleichen. Ziel ist es, Zahlungen sicherer zu machen, Fehler zu vermeiden und Betrugsversuche frühzeitig zu erkennen.
Dies gilt für SEPA-Überweisungen und Instant Payments – und betrifft damit auch die typischen Zahlungswege von Unternehmen. Gerade für Firmenkunden bedeutet diese Verpflichtung eine erhebliche Umstellung: Prozesse und technische Infrastrukturen müssen angepasst, Rollen neu definiert, Kommunikationswege überarbeitet werden.
Operative Herausforderungen für Unternehmen
Firmenkunden stehen vor der Aufgabe, ihre internen Zahlungsprozesse mit den neuen Prüfanforderungen in Einklang zu bringen. Gerade Unternehmen, die bislang große Datenmengen gesammelt und als Sammelüberweisungen eingereicht haben, sehen sich gezwungen, dezentrale Lösungen zu entwickeln – oder ihre bisherigen Einreichungswege ganz neu zu gestalten.
Besonders anspruchsvoll ist die Integration der VoP-Prüfung in bestehende Einreichungskanäle, Schnittstellen und Datenformate. Ein Beispiel ist EBICS, das im Firmenkundengeschäft als Standardverfahren etabliert ist. Da der europäische Standard EBICS aktuell keine VoP-Funktionalität aufweist, müssen Übergangslösungen gefunden werden – zum Beispiel über ergänzende Systeme oder bilaterale Kommunikationswege.
Opt-out bei Sammelüberweisungen – mit Folgen
Die Regulierung sieht vor, dass Firmenkunden bei Sammelüberweisungen auf die VoP-Prüfung verzichten können – über eine vertraglich vereinbarte Ausnahme (Opt-out). Was zunächst nach Entlastung klingt, bringt neue Komplexität: Banken und Unternehmen müssen hierfür individuelle Vertragsänderungen vornehmen, in denen die Haftungsfrage neu geregelt wird. Denn: Wird auf die Prüfung verzichtet und es kommt zu einer Falschüberweisung, liegt das Risiko beim Auftraggeber. Dieser Abstimmungsaufwand ist nicht trivial:
- Es braucht rechtssichere Formulierungen.
- Die IT-Systeme müssen erkennen, wann der Opt-out gilt.
- Es müssen Protokolle dokumentiert werden, die etwaige Rückfragen oder Prüfungen standhalten.
Unternehmen, die Einzeltransaktionen einreichen, müssen hingegen den umgekehrten Weg gehen: Hier greift ein verpflichtendes Opt-in zur Prüfung – ohne dieses wird die Zahlung nicht ausgeführt. Die Autorisierung für Opt-in eingereichte Aufträge muss allerdings nach der VoP-Prüfung erfolgen, da vor der VoP-Prüfung mitgelieferte Autorisierungen verworfen werden. Die anschließende Autorisierung kann dann nur durch ein VEU-Verfahren erfolgen. Dadurch ist dieser Vorgang schwer bis gar nicht automatisierbar.
Was passiert bei unvollständigen oder falschen Angaben?
Ein Aspekt, der oft unterschätzt wird, ist die Konsequenz unvollständiger oder fehlerhafter Angaben im Rahmen der VoP-Prüfung. Wird ein ungültiger Name oder gar kein Name übermittelt, so scheitert der Abgleich – die Zahlung wird in diesem Fall abgelehnt. Auch Namensabweichungen können zur Blockierung führen, insbesondere wenn Banken strenge Abgleichmechanismen implementieren. Unternehmen müssen also nicht nur ihre technischen Prozesse anpassen, sondern auch Datenqualität sicherstellen – etwa durch die automatische Extraktion und Validierung von Zahlungsempfängern aus ERP-Systemen. Ein zusätzlicher Effekt: Fehlgeschlagene Zahlungen erzeugen Rückfragen beim Kunden, manuelle Klärungsvorgänge und unterbrechen den Zahlungsfluss.
Eine fehlerhafte VoP-Angabe kann ausreichen, um eine Zahlung komplett zu blockieren.
Lösungsansätze: Prozesse, Systeme und Partner
Um die Anforderungen effizient umzusetzen, sind technische Lösungen gefragt, die eine flexible und sichere Integration der VoP-Prüfung ermöglichen. Dabei geht es nicht nur um APIs oder Schnittstellen – auch die Prozesse zur Einreichung, Freigabe und Klärung von Zahlungen müssen überdacht werden. Die TRAVIC-Produktfamilie von PPI bietet hierfür bereits heute konkrete Module, die VoP-Prüfungen in bestehende Systeme integrieren – einschließlich Entscheidungslogiken, Fehlerbehandlung und Anbindung an externe Prüfstellen. Unsere Empfehlung: Beginnen Sie frühzeitig mit der Prozessanalyse, der Klärung der Vertragslage und der Auswahl geeigneter technischer Werkzeuge – damit die Umstellung nicht zur Überraschung wird.
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