IKS-Kontrollen in der agilen Welt sind oft von Medienbrüchen und manueller Dokumentation geprägt.
Durch die automatisierte Vorbefüllung von IKS-Checklisten lassen sich Teams gezielt von Such- und Übertragungsarbeiten entlasten.
Mit überschaubaren Automatisierungsbausteinen lassen sich Effizienz und Qualität der IKS-Dokumentation erhöhen.
Agile Softwareentwicklung ist in vielen Häusern Alltag: Features werden geplant, umgesetzt und getestet. Parallel dazu müssen Anforderungen des Internen Kontrollsystems erfüllt werden. Während Entwicklungs- und Freigabeprozesse digital laufen, sind IKS-Kontrollen rund um Features häufig noch manuell organisiert. Genau hier setzt eine gezielte Automatisierung an: sie entlastet Teams und stärkt gleichzeitig die Qualität der Kontrollen.
IKS-Kontrolle für Jira-Features: ein konkreter Prozess
In einem aktuellen Projekt arbeitet ein Kunde mit agilen Teams, die ihre Arbeit vollständig über Jira organisieren. Pro Quartal entstehen je nach Team eine unterschiedliche Anzahl an Features, wobei es sich sowohl um fachliche Konzepte als auch um technische Weiterentwicklungen handeln kann.
Zur IKS-Überwachung wählt Compliance je Quartal für jedes Team zufällig ein Feature aus. Dieses Feature wird einer IKS-Kontrolle unterzogen, die über eine vordefinierte Checkliste durchgeführt wird. Das Ausfüllen der Checkliste liegt typischerweise beim Scrum Master oder Product Owner.
Die Checkliste umfasst regulatorisch relevante Fragen, zum Beispiel:
- Sind für das Feature Akzeptanzkriterien definiert?
- Sind alle erforderlichen Angaben im Jira-Feature korrekt gepflegt?
- Wurde ein Abnahmetest durchgeführt und dokumentiert?
- Gab es zu dem Feature Bugs, und wurden diese vollständig behoben?
Die fachliche Logik dieses Kontrollschritts ist überzeugend und adressiert Qualität, Transparenz und Kontrolle in der Entwicklung. Der eigentliche Aufwand entsteht jedoch im Weg zu den Antworten.
Alltag der Teams: Suchen, kopieren, übertragen
Um die Checkliste zu beantworten, müssen Informationen aus mehreren Systemen zusammengeführt werden. Jira liefert Anforderungen, Status, Akzeptanzkriterien und Verknüpfungen zu Bugs. Ein separates Testsystem enthält die Testfälle und Testergebnisse. Ein weiteres System dokumentiert die formale Abnahme.
Im Ergebnis verbringen Teams viel Zeit damit, den passenden Testfall im Testsystem zu finden, nachzusehen, ob und wie der Abnahmetest dokumentiert ist, die Bug-Historie zu prüfen und alle relevanten Informationen manuell in die IKS-Checkliste einzutragen.
Diese Arbeit ist repetitiv, fehleranfällig und nutzt Daten, die längst digital vorliegen. Das Ergebnis sind Medienbrüche zwischen den Systemen und Doppelarbeit. Informationen werden erst im führenden System erfasst und später erneut manuell übertragen. Je nach Team und Person fällt die Dokumentation dabei unterschiedlich aus. Hinzu kommt, dass die Checkliste nicht auf rein fachliche Features ausgelegt ist. Fragen zu Testfällen oder Abnahmetests lassen sich dort nur als „nicht relevant“ beantworten.
Kurz: IKS erscheint für die Teams als Formulararbeit mit wenig Wertschöpfung und zusätzlicher Last im Sprint.
Gezielte IKS-Automatisierung: konkrete Entlastung statt Großprojekt
Wenn über IKS-Automatisierung gesprochen wird, stehen häufig umfassende Kontrolllandschaften, risikoorientierte Klassifizierung oder analytische Auswertung im Mittelpunkt. Im hier beschriebenen Fall geht es vor allem um die praktische Entlastung agiler Teams.
Für diesen Kontext bedeutet IKS-Automatisierung vorwiegend drei Dinge:
1. Systeme verbinden statt manuell überbrücken
Die relevanten Informationen werden automatisch aus den unterschiedlichen Systemen ausgelesen. Technisch sind diese Daten bereits vorhanden, sie werden bislang nur nicht systematisch für die IKS-Kontrolle genutzt.
2. Checkliste vorbefüllen statt leer starten
Die IKS-Checkliste muss nicht mehr manuell „von null“ befüllt werden. Stattdessen wird sie mit vorhandenen Informationen vorbefüllt.
3. Verantwortung behalten, Routinearbeit abgeben
Die fachliche Bewertung und die Freigabe bleiben beim Team. Die Automatisierung ersetzt jedoch die Such- und Übertragungsarbeit. Wo Informationen fehlen oder fachliche Einschätzungen erforderlich sind, ergänzen die Teams gezielt, anstatt Basisinformationen erneut zusammenzutragen.
Konkreter Mehrwert im Fokus
IKS-Automatisierung entlastet nicht nur die Teams, die die Checkliste ausfüllen. Sie verändert auch, wie Compliance und interne Revision mit den Ergebnissen arbeiten können und welche Steuerungsinformationen dem Management zur Verfügung stehen. Sie bietet spürbare Mehrwerte:
- Entlastung der Teams
Zeit, die bisher in das Zusammensuchen und Abtippen von Informationen floss, steht anderweitig zur Verfügung. - Mehr Konsistenz und Transparenz im IKS
Werden Daten direkt aus den führenden Systemen übernommen, steigt die Qualität der IKS‑Kontrolle. Abweichungen, fehlende Angaben oder Inkonsistenzen werden sichtbar. - Skalierbarkeit bei wachsender Komplexität
Wenn die Anzahl der Teams, Features oder angebundenen Systeme steigt, geraten manuelle Prozesse schnell an Grenzen. Automatisierung schafft die Grundlage, um IKS-Kontrollen ohne proportional steigenden Aufwand durchzuführen.
Wie PPI bei der IKS-Automatisierung im agilen Umfeld unterstützt
Im beschriebenen Szenario geht es nicht um die komplette Neugestaltung des IKS, sondern um die praktische Umsetzung eines Automatisierungsbausteins im bestehenden Set-up. Hierfür hat PPI das dreistufige Trichtermodell zur IKS-Automatisierung entwickelt. In einem vorherigen Beitrag hat meine Kollegin Tereza Kirakosyan einen ausführlichen Blick auf den PPI-Ansatz geworfen.
Das Trichtermodell klärt zunächst, welche Prozesse sich für eine Automatisierung eignen und in welcher Reihenfolge sie angegangen werden: Es prüft, ob ein Prozess klaren Regeln folgt und die Daten maschinenlesbar vorliegen, wägt Aufwand und Nutzen ab und priorisiert die Kandidaten, sodass zuerst dort automatisiert wird, wo der Mehrwert am größten ist. Das Drei-Stufen-Modell beschreibt anschließend, wie weit die Automatisierung reicht, von standardisierten und digitalisierten Kontrollen über die Integration in die täglichen Arbeitsabläufe bis hin zur intelligenten Steuerung mit KI und Datenanalyse. Beide setzen auf der bestehenden Infrastruktur auf, statt sie zu ersetzen. So entsteht ein spürbarer Mehrwert für die Teams und zugleich eine belastbare und nachvollziehbare IKS-Dokumentation, welche den langfristigen Anforderungen an Compliance, Sicherheit und Skalierbarkeit gerecht wird.
In unserem Whitepaper IKS-Automatisierung zeigen wir Ihnen, wie moderne, automatisierte IKS-Lösungen helfen können, aus dem Kontrolldilemma herauszufinden und dabei nicht nur die regulatorische Sicherheit zu erhöhen, sondern auch Effizienz und Zukunftsfähigkeit Ihrer Organisation zu stärken.
Kommen Ihnen die beschriebenen Hürden aus Ihrer eigenen IKS-Kontrolle bekannt vor? Dann lohnt sich ein genauer Blick darauf, welche Kontrollen sich mit überschaubarem Aufwand automatisieren lassen. Ein kompakter Workshop genügt, um Ihre größten Potenziale zu identifizieren, sie zu priorisieren und die nächsten Schritte festzulegen. Sprechen Sie uns gerne an.
Verfasst von
Senior Consultant
