Make or Buy Bestandsführungssystem: Ohne Risiko geht es nicht

Make‑or‑Buy ist keine rein technische, sondern eine tief strategische Entscheidung, weil sie die künftige Wettbewerbsfähigkeit, das Kerngeschäft und die Ressourcenallokation des Unternehmens unmittelbar beeinflusst. Eine Eigenentwicklung kann zu einem dauerhaften USP und zu besserer Kontrolle über Roadmap und Innovation führen, bindet dafür aber Kapital, Fachpersonal und Managementaufmerksamkeit über Jahre.

Der Kauf beschleunigt Time‑to‑Market und reduziert Entwicklungsaufwand, schafft jedoch Abhängigkeiten gegenüber Anbietern und begrenzte Anpassungsmöglichkeiten.

Beim Systemwechsel drohen darüber hinaus erhebliche Gefahren: Datenverlust oder fehlerhafte Migration, Integrationsprobleme, Compliance‑ und Accounting‑Brüche, Betriebsunterbrechungen, Budget‑ und Zeitüberschreitungen sowie Reputationsschäden – ich führe die Risiken im Detail später aus. Aus Angst vor der Migration auf dysfunktionalen Legacy-Systemen zu verweilen, ist jedoch auch keine Lösung. Frühzeitige Risikoanalyse, klare Governance und vertragliche Absicherungen sind deshalb entscheidend.

Ein System selbst zu entwickeln kann die richtige Wahl sein. Wichtig ist, den Aufwand – sowohl initial in der Entwicklung als auch langfristig in der Wartung – nicht zu unterschätzen. Die Vor- und Nachteile im Überblick:

Bevor die Entscheidung für eine interne Entwicklung fällt, sollten die damit verbundenen Risiken systematisch bewertet und gegen die Alternative (Buy) abgewogen werden:

• Die hohe Komplexität einer Eigenentwicklung ist nicht zu unterschätzen. Damit einher gehen der hohe Aufwand an Ressourcen – personell wie monetär – und die durch die lange Laufzeit des Projekts substanzielle Wahrscheinlichkeit eines unvorhergesehenen negativen Ereignisses sowie die Doppelbelastung durch den parallel laufenden Betrieb des produktiven Systems. Als Resultat verzögert sich in der Praxis fast jedes Projekt, wenn es nicht gar abgebrochen wird.
• Compliance-Risiken sollten frühzeitig identifiziert und analysiert werden, um darauf basierend eine wirksame Strategie zu deren Bewältigung zu entwickeln. Dabei setzen regulatorische Anforderungen der Kreativität in bestimmten Bereichen klare Grenzen. Zudem ist sicherzustellen, dass sämtliche Maßnahmen und Prozesse nachvollziehbar dokumentiert werden, um den Dokumentationspflichten gerecht zu werden.
• Die größten Herausforderungen finden sich in der Datenmigration aus dem alten in das neue System – ein Projekt für sich – sowie in der Abbildung spezialisierter Systeme wie Buchhaltungs- und Sub-Ledger-Lösungen. An beidem kann das gesamte Projekt scheitern.
• Selbst nach Abschluss der Entwicklung ist das System eine „Never-ending Story“ durch die anhaltende Wartung – das Projekt einer Eigenentwicklung ist nie wirklich abgeschlossen. Viele Eigenentwicklungen produzieren darüber hinaus nicht benötigte Features, die den Aufwand zusätzlich erhöhen.

Die Entwicklung eines eigenen Systems muss wohlüberlegt sein – im schlimmsten Fall bedeutet die Entscheidung, dass das Unternehmen der Konkurrenz hinterherläuft und durch die lange laufenden Legacy-Systeme Reputationsschäden davonträgt. Doch wie sieht es bei den Marktlösungen aus?

In den meisten Fällen wird es darauf hinauslaufen, dass Sie eine Standardlösung in Ihrem Unternehmen einführen. Die internen Prozesse sind bei näherer Betrachtung oft ähnlicher an den Marktlösungen als initial gedacht, die Time-to-Market ist deutlich schneller, die Lösungen von Haus aus DORA-compliant. Doch auch bei einer Buy-Entscheidung sollten Sie einige Punkte bedenken:

Ein System kaufen und das Problem hat sich erledigt? Das ist leider zu kurz gedacht. Auch beim Kauf einer Standardlösung muss im Vorfeld abgewogen werden:

• Der Lock-in-Effekt ist das wohl größte Risiko: Das Unternehmen wird auf Jahre an einen Anbieter gebunden und von diesem abhängig, was Systemanpassungen, Individualisierungsmöglichkeiten, Preisänderungen und neue Funktionen angeht. Auch das Ende des Supports für das System ist wahrscheinlicher als oft vermutet. Daraus resultiert die Notwendigkeit einer Exit-Strategie.
• Die Integration in die bestehende IT-Infrastruktur und die Datenmigration vom alten auf das neue System sind eigene Projekte, deren Aufwand nicht zu unterschätzen ist.
• Das neue System kann die strategische Ausrichtung, die Unternehmensarchitektur und -kultur beeinflussen. Die Änderungen, die es mit sich bringt, sollten frühzeitig berücksichtigt werden.
• Das System sollte auf Zukunftsfähigkeit und, wenn nötig, auf die Möglichkeit einer Internationalisierung geprüft werden.

Es gibt nicht die klar richtige Entscheidung für jeden: Make oder Buy und wie das eigene System genau aussehen soll oder welche Standardlösung die richtige für Sie ist, hängt von vielen verschiedenen Faktoren ab. Um die beste Entscheidung treffen zu können, empfiehlt es sich, eine erfahrene und unabhängige Partei heranzuziehen: Die PPI AG unterstützt Sie gerne bei der Entscheidungsfindung und der Migration.