Ein Systemwechsel erfordert äußerst viele interne Ressourcen, vorwiegend Zeit.
Die vorbereitende Analyse der Systemanforderungen ist der wichtigste Schritt, der die komplette Projektausrichtung bestimmt.
Nachdem Sie alle Risiken von Make or Buy abgewogen haben, haben Sie die Entscheidung getroffen, ein Bestandsführungssystem am Markt einzukaufen. Doch wie treffen Sie die richtige Entscheidung bei der Größe des Angebots? Wie viele Ressourcen (zeitlich und menschlich) müssen Sie einplanen? Worauf sollten Sie achten, um das passende System zu finden?
Ausgangspunkt jedes Auswahlprozesses
Den Ausgangspunkt jedes Auswahlprozesses bildet eine Marktanalyse. Auf den ersten Blick mag dies trivial erscheinen, doch gerade dieser initiale Schritt ist von entscheidender Bedeutung: Die grundlegenden Kriterien, nach denen die Softwareanbieter in der ersten Phase ausgewählt werden, prägen maßgeblich die Ausrichtung und den Verlauf des gesamten Auswahlprozesses.
Die Frage, die sich ein Makler stellen sollte, lautet: Was hat sich in den vergangenen Jahren in dem Bereich verändert? Wo soll ich hinschauen? Bei der Größe des Angebots ist es ratsam, sich auf Profis zu verlassen und den Auswahlprozess an externe Berater auszugliedern. Denn diese sind darauf spezialisiert und haben den kompletten Überblick über die neuesten Entwicklungen auf dem Markt – und den Blick auf die Nachhaltigkeit einer Lösung im Sinne der Integrierbarkeit, Wartbarkeit und Weiterentwickelbarkeit.
Anbieterübersicht
Ratsam ist es, sich nicht nur die deutschen, sondern in einigen Fällen auch die ausländischen Anbieter genauer anzuschauen. Es drängen viele Unternehmen auf den deutschen Markt und bringen Innovation und neueste Technologien mit.
Die klassischen MVP-Hersteller dürfen auch nicht unterschätzt werden: Viele haben in den vergangenen Jahren in die Modernisierung investiert oder sogar von Null auf, also auf der grünen Wiese, ihre Systeme umgedacht und neuentwickelt.
Als Folge teilt sich der Markt in drei Anbietertypen:
- Legacy-Systeme
- Komplette Neuentwicklungen aus dem In- und Ausland
- Mischsysteme:
- Mit modernem Frontend, aber veraltetem Backend
- Aus den alten Versionen entstandene Neuentwicklungen, gekennzeichnet durch ein Wechselspiel zwischen beiden Versionen.
Die bestehenden Legacy-Systeme sind langfristig nicht tragfähig. In der Regel handelt es sich dabei um genau die Systeme, die ersetzt werden müssen. Daher liegt der Fokus bei der Analyse und Auswahl auf den verbleibenden beiden Systemtypen.
Bestandsverwaltung Versicherung: Welche Anbieter gibt es auf dem deutschen Markt?
Eine Übersicht über alle relevanten Anbieter von Bestandsführungssystemen für Versicherungen finden Sie in unserer SHUK-Studie, der einzigen unabhängigen Studie am deutschen Markt. Die fünfte aktualisierte Auflage bietet eine Produktübersicht mit den wichtigsten angebotenen Features – der ideale Startpunkt für die Auswahl des geeigneten Anbieters.
Kategorisieren der Kriterien
Bevor Sie die Anbieter kontaktieren und Demo Sessions vereinbaren, ist es ratsam, die internen Systemanforderungen zu sammeln und zu priorisieren.
Hier sollten Sie strukturiert vorgehen und alle Punkte in drei Kategorien aufteilen:
- Must have
- Should have
- Nice to have
Hilfreich ist auch die Unterteilung der fachlichen und technischen Anforderungen zusätzlich zu den drei Priorisierungskategorien.
Dabei ist es wichtig, den wahren Wert der unternehmensinternen Anforderungen zu erkennen. Denn oft werden Nice-to-haves als Must-haves abgestempelt, ohne diese Einstufung zu hinterfragen.
Gute Beispiele dafür sind eine Chat-Bot-Funktion, eine Kunden-App, ein eigenes Kundenportal oder Video-Telefonie mit dem Kunden. Eine (Markt)Analyse könnte für einige Insights an der Stelle sorgen.
Prozessablauf
In den Demo Sessions sollten Sie sich nicht nur das Frontend, sondern auch nach Möglichkeit das Backend zeigen lassen, um die Überlebenschancen eines Systems richtig bewerten zu können.
Ganz wichtig in diesem Trichter-Auswahlverfahren ist die strategische Ausrichtung des Unternehmens. Diese sollten Sie von Anfang an mitberücksichtigen, bei ersthaften Internationalisierungsplänen sollten Sie bspw. auch ausländische Softwareanbieter bewerten.
Im vorletzten Auswahlschritt, dem sogenannten Proof of Concept (PoC), analysieren Sie den Systemfit im Detail. Lassen Sie die „Finalisten“ des Auswahlverfahrens konkrete Prozesse und Strukturen nachbauen, denn auf diese Weise werden die Stärken und die Schwächen der Systeme deutlich.
Die nicht zu unterschätzenden Soft Skills und der Culture Fit spielen ab diesem Zeitpunkt eine größere Rolle und können unter die Lupe genommen werden. Sie suchen schließlich nach einer jahrelangen Partnerschaft.
Meine persönliche Empfehlung an dieser Stelle: lassen Sie den PoC von den Beteiligten unabhängig voneinander bewerten, denn nur so bekommen Sie ein ehrliches und objektives Bild.
An dieser Stelle ist noch zu erwähnen, dass nicht nur der PoC nach festen Metriken und Gewichtungen bewertet werden muss, sondern auch andere Prozessschritte wie die Demo Sessions zum Beispiel. Die Evaluierung der Zwischenschritte hilft dabei, den Überblick zu behalten und strukturiert durch den Auswahlprozess durchzugehen.
Erst am Schluss sollten Sie sich dem letzten Punkt, der Kostenfrage, widmen und in die Vertragsverhandlungen übergehen. Denn erst jetzt haben Sie den Softwareanbieter und dessen Produkt richtig kennengelernt und können die gewonnenen Erkenntnisse richtig einsetzen.
Fazit
Ein Anbieterwechsel, MVP- oder PAS-Wechsel, erfordert gute interne Vorbereitung, analytische Fähigkeiten und Durchsetzungsvermögen innerhalb eines Unternehmens. Dieser Prozess ist zeit- und kostspielig, fordert starkes Change-Management und ist in vielen Fällen ein Fulltime-Job. Lassen Sie sich daher lieber von Professionals begleiten, um weder an Geschwindigkeit noch an Qualität zu verlieren.
Verfasst von
Senior Consultant
